Hướng dẫn sử dụng các hàm Excel cơ bản đến thành thạo

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC HÀM EXCEL CƠ BẢN DÀNH CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Hướng dẫn sử dụng Excel từ cơ bản đến thành thạo dành cho người mới bắt đầu làm quen với bảng tính excel. Liên hệ tư vấn khóa học excel cơ bản, Excel nâng cao tại Biên Hòa 0977093688 -Thầy Ngọc 

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

Một số ứng dụng chính trong Excel

  • Tính toán, phân tích số liệu
  • Lập thống kê, báo cáo
  • Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác
  • Lập đồ thị thống kê và sơ đồ
  • Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật

Một số lỗi khi sử dụng Excel thường gặp:

  • Value: Không tính được giá trị, khi gặp lỗi này bạn cần kiểm tra giá trị bạn đang tính toán ở dạng chuỗi nên không thể tính toán.
  • N/A: Giá trị tham chiếu không tồn tại, Lỗi này thường xảy ra khi sử dụng một số hàm dò tìm như Vlookup, Hlookup. Bạn cần kiểm tra lại “Trị dò” tham chiếu không giống như ở bảng dò tìm;
  • NUM: Giá trị số không hợp lệ
  • Name: Nhập tên hàm sai;
  • DIV/0: Mẫu số bằng 0 (Lỗi chia cho 0);
  • REF! Không tham chiếu đến bảng giá trị;
  • NULL: Giá trị rỗng hoặc trống;

Bạn phải hiểu ý nghĩa các lỗi trên để khi sử dụng excel bạn tự tin hơn để vận dụng tốt các hàm excel trong từng trường hợp cụ thể.

Vận dụng các hàm Excel như thế nào?

Việc hiểu chức năng từng hàm  Excel và vận dụng các hàm của Excel trong công việc không hề dễ dàng chút nào đối với những người mới bắt đầu sử dụng bảng tính Excel. Ths Trần Đình Ngọc -Giám đốc Trung Tâm Tin Học Hoài Ân sẽ giúp cho các bạn sinh viên, học viên từng bước học và áp dụng các hàm excel vào thực tế thông qua từng bài tập, ví dụ cụ thể nhé.

  1. Nhóm hàm toán học trong excel

  • Hàm INT: Lấy phần nguyên của một số;
  • Hàm Mod: Lấy phần dư của một số;

Áp dụng vào công việc thực tế 2 hàm tính toán trên;

Yêu cầu bài toán như sau:

  • Số ngày ở: Ngày đi – Ngày đến;
  • Số tuần ở dựa trên số ngày đi, ngày đến;
  • Số ngày lẻ sau khi tính số tuần ở;

Như vậy chúng ra dễ dàng tính được số ngày ở của bảng tính trên (Số ngày ở là khoảng thời gian đến và đi của khách tại khách sạn;

Số ngày ở =C2-B2

Số tuần ở = Số ngày ở/7 lấy phần nguyên, do đó áp dụng ngày Hàm INT để tìm số tuần ở

Công thức là = INT(D2/7);

Số ngày lẻ: Là số ngày dư ra sau khi tính số tuần ở;

Công thức = MOD(D2,7)

Như vậy việc áp dụng hàm INT, MOD thường tính số tuần, số ngày lẻ trong việc quản lý khách sạn, chấm công nhân viên.

2. Nhóm hàm thống kê không điều kiện

  • Hàm Sum: Chức năng tính tổng các ô chứa giá trị số;
  • Hàm Count: Chức năng đếm số ô có giá trị là kiểu số;
  • Hàm Average: Chức năng tính giá trị trung bình của các số;
  • Hàm Max: Chức năng tính giá trị lớn nhất của các số;
  • Hàm Min: Chức năng tính giá trị nhỏ nhất của các số;

Đối với nhân viên làm việc quản lý kho, hàng hóa thì hàm Sum, AVERAGE được sử dụng nhiều nhất

Theo yêu cầu bảng điểm trên để tìm ra điểm lớn nhất, thấp nhất, tổng, Trung bình của 3 môn của từng học sinh, chúng ta áp dụng các hàm MAX, MIN, SUM, AVERAGE như sau:

  • Tại Ô E2 ta nhập công thức sau =MAX(B2, C2, D2) hoặc MAX(B2:D2);
  • Tại ô F2 ta nhập công thức sau = =MIN(B2, C2, D2) hoặc MIN(B2:D2);
  • Tại ô G2 ta nhập công thức sau =SUM(B2, C2, D2) hoặc SUM(B2:D2);
  • Tại ô H2 ta nhập công thức sau =AVERAGE(B2, C2, D2) hoặc AVERAGE(B2:D2);

Cột vị thứ:  chỉ áp dụng cho giáo viên để tìm thức hạng của học viên trong lớp, thực tế tại doanh nghiệp ít áp dụng.

3. Nhóm hàm Logic trong Excel

  • Hàm IF kết hợp với AND hoặc OR

Áp dụng hàm IF trong trường hợp nào?

Khi bạn gặp một vấn đề tính toán hoặc thực hiện một yêu cầu nào đó, mà có điều kiện “Nếu” kèm theo thì bạn sẽ áp dụng hàm IF để giải quyết.

Hàm IF bạn có thể đọc là hàm Nếu cho dễ nhớ.

3.1 Cấu trúc hàm IF đơn giản như sau: 

=IF(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

Hàm IF có 3 tham số kèm theo mà bạn bắt buộc phải hiểu và khi thực hiện phải đúng cấu trúc

  • Điều kiện là phép so sánh gồm 2 vế, sử dụng các toán tử so sánh như: so sánh bằng (=), So sánh hơn (>), so sánh bé (<), So sánh khác (<>), so sánh hơn hoặc bằng (>=), so sánh bé hơn hoặc bằng(<=);
  • Giá trị 1: Là giá trị sẽ trả về khi điều kiện thỏa mãn;
  • Giá trị 2: Là giá trị trả về khi điều kiện không thỏa mãn

Ví dụ minh họa hàm IF như sau

Ví dụ 1 =IF(3>9,”A”,5)

Phân tích:

  • Điều kiện:  3>9 ;
  • Giá trị 1: “A” là giá trị dạng chuỗi (chữ) phải đặt trong cặp ngoặc kép “”);
  • Giá trị 2: 5 là dạng số nên không cần đặt trong cặp ngoặc kép;

Điều kiện có 2 dạng: Thỏa mãn hoặc không thỏa mãn;

Kết quả ví dụ 1 trên sẽ trả về là 5;

Ví dụ 2: =IF(A=B,1,3)

Phân tích:

  • Điều kiện: A=B;
  • Giá trị 1: 1
  • Giá trị 2: 3

Như vậy điều kiện A=B sẽ không thỏa mãn nên kết quả nhận được sẽ là 3;

Ví dụ 3 = IF(5<9; “Anh”,”Thái”)

Phân tích:

  • Điều kiện: 5<9  là  thỏa mãn;
  • Giá trị 1: “Anh”
  • Giá trị 2: “Thái”

Kết quả nhận được sẽ là “Anh”;

Cấu trúc hàm IF nâng cao

=IF(Điều kiện 1, Giá trị 1,IF( Điều kiện 2, Giá trị 2, IF(Điều kiện 3, Giá trị 3……)n. Với n là n đóng ngoặc lại;

Yêu cầu như sau:

  • Công nhật: 300.000/ngày nếu công nhân có tay nghề bậc 7, 200.000/Ngày cho công nhân có tay nghề bậc 5, 150.000/Ngày cho công nhân tay nghề bậc 3.

Áp dụng hàm IF nâng cao cho cách tính Lương công nhật như sau với Công nhật có ô C3

=IF(C3=7,300000.IF(C3=5,200000,150000))

Ngoài ra chúng ta còn áp dụng một số hàm IF ở dạng như sau:

  • IF(And(Điều kiện 1, Điều kiện 2…), Giá Trị 1, Giá trị 2)
  • IF(OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2…), Giá trị 1, Giá trị 2)

Áp dụng hàm IF-And và IF -OR như sau

Chức năng của hàm:  IF(And(Điều kiện 1, Điều kiện 2…), Giá Trị 1, Giá trị 2)

  • Trả về giá trị 1 khi tất cả điều kiện 1, Điều kiện 2 phải thỏa mãn;
  • Trả về giá trị 2 khi chỉ cần 1 điều kiện trên không thỏa mãn;

Chức năng của hàm IF(OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2…), Giá trị 1, Giá trị 2)

  • Trả về giá trị 1 khi chỉ cần 1 điều kiện trên thỏa mãn;
  • Trả về giá trị 2 khi không có điều kiện nào thỏa mãn;

Bài tập áp dụng

Công thức áp dụng cho cột học Bổng là

=IF(AND(B3=”Sinh Viên”,F3>=9),1200000,0)

 

Theo yêu cầu Giảm 5% thì số tiền còn lại phải thanh toán là 95%, Công thức cho cột Thành Tiền là

=E3*G3*IF(AND(C3=”Quần Áo Trẻ Em”,E3>500),95%,1)

 

Biên soạn: Ths Trần Đình Ngọc

About admin

Thầy Trần Đình Ngọc tốt nghiệp thạc sĩ ngành Công Nghệ Thông Tin hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giảng dạy tin học tại các trường Đại Học TPHCM, Đồng Nai. Triết lý: Nâng cao trí thức -Chìa khóa của thành công

View all posts by admin →

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *